Exportar Microsoft Project día por día

Este artículo explica cómo exportar las horas asignadas a cada recurso en Microsoft Project día por día a Microsoft Excel en un formato que permita crear una tabla pívot.

Realicé las siguientes búsquedas en Internet sin resultado:

• Exportar MS Project día por día
• Export MS Project in daily basis
• Microsoft Project export timescaled

Finalmente me enteré que MS Project no incluye esta función y, en caso de necesitarla, había que programarla en VBA (Visual Basic for Applications).

Problema Cuando exportamos los datos a otro formato, Microsoft Project crea un registro por cada tarea asignada a cada recurso y esta tarea incluye los datos de fecha de inicio de la tarea, fecha de finalización y cantidad de horas que la tarea requiere. Esto significa que, si una tarea comienza el día 1 y requiere 60 horas, sólo obtendremos un registro con esos datos. Cuando hacemos la tabla pívot, crearemos un reporte en el que dice que el recurso trabajará 60 horas el día 1 y ninguna los días siguientes.

Lo que necesitamos exportar son los datos que representan la vista de “Resource Usage”

En mi caso particular debía exportar los datos desde un archivo Project que funciona como “Resource Pool”. La particularidad de este archivo es que no contiene tareas, sólo recursos y asignaciones.

Solución Primero debemos abrir el entorno de VBA para crear la nueva macro con la combinación de teclas ALT + F11.

Creé un nuevo formulario llamado “frmExportTimescaled” dentro de “ProjectGlobal (Global.MPT)”. Esto significa que la macro estará disponible para cualquier archivo de Project que abramos.

Armamos la interfaz de usuario con fecha inicial, fecha final, tipo de datos a exportar, dos barras de progreso (una para recursos y otro para asignaciones) y un botón para exportar. Para poder agregar los controles “Date Time Picker” primero debemos ir al menú Tools -> References y agregar “Microsoft Windows Common Controls 2 (MSCOMCT2.OCX)”. Si no tenemos esta librería, la pueden obtener desde http://activex.microsoft.com/controls/vb6/mscomct2.cab Luego vamos al menú Tools -> Additional Controls y seleccionar “Microsoft Date and Time Picker Control 6.0” para agregarlo al Toolbox.

Los nombres que les puse a los controles para referenciarlos desde código son:

• Start Date: sDate
• End Date: eDate
• Type of data: ddAssignType
• Label resources: lblResources
• Resources progress bar: pBarResources
• Label assignments: lblAssign
• Assignment progress bar: pBarAssignments
• Export button: btnExport

Para poder poblar la lista de tipos de datos y para crear un botón con nuestra macro en una barra de herramientas de Project, creamos un nuevo módulo (yo le puse por nombre Export_Timescaled). Este módulo, además de poblar los tipos de datos, invoca al formulario.

El siguiente es el código del módulo Export_Timescaled: Sub Export_Timescaled() frmExportTimescaled.ddAssignType.Clear frmExportTimescaled.ddAssignType.AddItem ("Work") frmExportTimescaled.ddAssignType.AddItem ("Actual Work") frmExportTimescaled.ddAssignType.AddItem ("Cumularive Work") frmExportTimescaled.ddAssignType.AddItem ("Overallocation") frmExportTimescaled.ddAssignType.AddItem ("Cost") frmExportTimescaled.Show End Sub

El siguiente es el código del formulario frmExportTimescaled: Option Explicit Dim xlApp As Excel.Application

Private Sub btnExport_Click() Dim t As Task Dim Asgn As Assignment Dim a As Integer Dim b As Integer Dim currRow As Integer Dim i As Double Dim c As Range Dim TSV As TimeScaleValues Dim AssignType As PjAssignmentTimescaledData

Call ControlsEnable(False) 'Disable all form controls Call CreateExcelFile Application.ActiveWindow.Refresh 'This makes form get focus

Set c = xlApp.ActiveCell currRow = 0 'Set column titles c.Offset(currRow, 0) = "Task Name" c.Offset(currRow, 1) = "Employee" c.Offset(currRow, 2) = "Date" c.Offset(currRow, 3) = "Hours" c.Offset(currRow, 4) = "Week" Call InitProgressBarResources(ActiveProject.Resources.Count)

'Determine Assignment Type to export Select Case ddAssignType.Value Case "Actual Work": AssignType = PjAssignmentTimescaledData.pjAssignmentTimescaledActualWork Case "Cumularive Work": AssignType = PjAssignmentTimescaledData.pjAssignmentTimescaledCumulativeWork Case "Overallocation": AssignType = PjAssignmentTimescaledData.pjAssignmentTimescaledOverallocation Case "Cost": AssignType = PjAssignmentTimescaledData.pjAssignmentTimescaledCost Case Else AssignType = PjAssignmentTimescaledData.pjAssignmentTimescaledWork End Select For a = 1 To ActiveProject.Resources.Count pBarResources.Value = a 'Update progress bar lblResources.Caption = a & "/" & pBarResources.Max 'Update label If Not ActiveProject.Resources.Item(a) Is Nothing And ActiveProject.Resources.Item(a).Assignments.Count > 0 Then Call InitProgressBarAssing(ActiveProject.Resources.Item(a).Assignments.Count) 'Initialize second progress bar For b = 1 To ActiveProject.Resources.Item(a).Assignments.Count If Not ActiveProject.Resources.Item(a).Assignments.Item(b) Is Nothing Then Set TSV = ActiveProject.Resources.Item(a).Assignments(b).TimeScaleData(sDate.Value, eDate.Value + 1, AssignType, pjTimescaleDays) pBarAssignments.Value = b 'Update second progress bar lblAssign.Caption = b & "/" & pBarAssignments.Max 'Update second label For i = 1 To TSV.Count DoEvents If IsNumeric(TSV.Item(i).Value) Then 'Check for data currRow = currRow + 1 c.Offset(currRow, 0) = ActiveProject.Resources.Item(a).Assignments.Item(b).TaskName c.Offset(currRow, 2) = ActiveProject.Resources.Item(a).Name c.Offset(currRow, 3) = TSV.Item(i).StartDate c.Offset(currRow, 4) = Round(TSV.Item(i).Value / 60, 2) c.Offset(currRow, 5) = DateAdd("d", 5 - (Weekday(TSV.Item(i).StartDate, vbSunday)), TSV.Item(i).StartDate) End If Next End If Next End If Next

MsgBox ("Exportación completa") ControlsEnable True End Sub

Sub ControlsEnable(status As Boolean) btnExport.Enabled = status sDate.Enabled = status eDate.Enabled = status ddAssignType.Enabled = status End Sub

Sub InitProgressBarResources(cant As Integer) pBarResources.Min = 0 pBarResources.Max = cant pBarResources.Value = 0 End Sub

Sub InitProgressBarAssing(cant As Integer) pBarAssignments.Min = 0 pBarAssignments.Max = cant pBarAssignments.Value = 0 End Sub

Sub CreateExcelFile() Dim xlBook As Excel.Workbook Dim xlSheet As Excel.Worksheet Dim a As Integer

'Create Excel Object Set xlApp = New Excel.Application xlApp.Visible = True AppActivate "Microsoft Excel"

'Create Workbooks and Output Sheet Set xlBook = xlApp.Workbooks.Add Set xlSheet = xlBook.Worksheets.Add 'Create Sheet name. Must be less than 31 characters xlSheet.Name = Mid(Mid(ActiveProject.Name, 1, Len(ActiveProject.Name) - 4) & " (" & ddAssignType.Value & ")", 1, 31) 'Delete extra sheets For a = 1 To 3 xlBook.Worksheets(2).Delete Next End Sub

Finalmente, para poder compartir la macro con otras personas, la copié a un archivo de Project vacío utilizando el menú Tools -> Organizer, seleccionando “Modules”. De esta forma, abrimos el archivo en otra computadora y copiamos la macro hacia el Global.MPT y ya queda disponible en nuestro MS Project.

Descargar archivos fuente 

Descargar archivo MS Project con la macro

IMPORTANTE Si al correr la macro aparece el error "User-defined type not defined" significa que falta la Referencia al objeto Excel dentro de la macro. Para solucionar esto vamos a la pantalla de VBA (ALT+F11), seleccionamos Tools --> References Y seleccionamos "Microsoft Excel 11.0 Object Library" o similar. Les muestro mis referencias: Guardamos y ejecutamos la macro nuevamente.